Zur Anmeldung am KVSAonline Portal sind Zugangsdaten erforderlich. Die Beantragung der Zugangsdaten erfolgt über das Formular „Teilnahmeerklärung KVSAonline“. Das Formular steht rechts im blauen Kasten unter "Teilnahmeerklärung KVSAonline" bereit.

Ausgefüllt und unterschrieben kann es per Post oder Fax an die KVSA versendet werden. Die Zugangsdaten werden mit Beginn der Praxistätigkeit von der KVSA freigeschaltet und per Post an die Praxisanschrift versendet.

Als Besonderheit bietet die KVSA im KVSAonline Portal ein Signaturverfahren an, mit dem es in speziell dafür freigegebenen Diensten möglich ist, Dokumente elektronisch zu signieren. Diese Signaturen werden dort als rechtsgültige Unterschrift anerkannt.

Als Signatur wird das persönliche Passwort verwendet, welches bei der Freischaltung für KVSAonline versandt wird.

Derzeit kann die elektronische Signatur für die Abgabe der elektronischen Sammelerklärung genutzt werden. Als Unterschrift tragen dann alle für die Praxis signaturberechtigten Ärzte oder Psychotherapeuten ihr persönliches Kennwort ein. Dies kann auch zeitversetzt mit verschiedenen Anmeldungen geschehen.

Als erweiterte Onlinedienste werden Informationen oder Anwendungen des KVSAonline-Portals bezeichnet über die auf wirtschaftliche Daten des MVZ oder der Einrichtung zugegriffen werden kann. Konkret handelt es sich aktuell um die Honorarunterlagen und die Praxisstatistiken.

Da für MVZ und Einrichtungen keine Personen automatisch die Berechtigung zur Einsicht in wirtschaftliche Daten des MVZ oder der Einrichtung erhalten, müssen die Berechtigungen über eine Vollmacht erteilt werden. Das entsprechende Formular wird demnächst rechts im blauen Kasten unter "Erteilung Vollmacht Onlinedienste" zum Download bereit stehen. Vorab erhalten MVZ und Einrichtungen das Formular auf Anfrage.

Nachdem das Formular ausgefüllt und durch eine verantwortliche Person signiert wurde, muss es an die auf dem Formular vermerkte Adresse des Arztregisters der KVSA verschickt werden. Sollten sich die Zuständigkeiten für die Nutzung der erweiterten Onlinedienste ändern, so können neue Personen über das Formular berechtigt werden. Der Widerruf einer Vollmacht kann formlos aber schriftlich an das Arztregister der KVSA gerichtet werden.

Der Zugang zum KVSAonline-Portal erfolgt grundsätzlich über die Telematikinfrastruktur (TI).

Das KV-FlexNet ist seit Dezember 2013 in Betrieb und ein weiterer Zugangsweg zum Sicheren Netz der KVen (SNK). Die Software für die Herstellung der Verbindung zu KVSAonline wird ohne zusätzliche Kosten durch die KV Sachsen-Anhalt zum Download bereit gestellt. Es wird lediglich einen beliebiger Internetzugang benötigt. Ein Handbuch zur Installation und Nutzung von KV-FlexNet steht Praxen rechts im blauen Kasten zum Download zur Verfügung.

Beim Einsatz von KV-FlexNet ist zu beachten, dass wichtige Sicherheitsregeln eingehalten werden müssen:

• Der Computer, der für KV-FlexNet eingesetzt wird, muss regelmäßige Sicherheitsupdates für das Betriebssystem erhalten
• Es muss eine Firewall (z.B. die von Windows mitgelieferte) eingesetzt werden
• Ein aktueller Virenscanner muss installiert sein und mindestens einmal täglich automatisch Updates der Virendefinition erhalten