Seit dem 1. Januar 2023 gelten neben einer extrabudgetären Vergütung des Arztgruppenfalls (Ausnahme Laborleistungen Kapitel 32 EBM) bei Terminvereinbarungen durch den Hausarzt oder die Terminservicestelle folgende Zuschläge:

• Zuschlag von 200 % auf VP/GP/KP - Akutfall spätestens für den Folgetag - nur durch TSS unter Verwendung SmED
• Zuschlag von 100 % auf VP/GP/KP - am gleichen - 4. Tag
• Zuschlag von 80 % VP/GP/KP - am 5. - 14. Tag
• Zuschlag von 40 % auf VP/GP/KP - am 15. - 35. Tag
• Vermittlung durch den Hausarzt - 15 Euro.

Die Zählung beginnt am Tag nach der Feststellung der Behandlungsnotwendigkeit (Ausstellungsdatum des ÜW- Scheines) durch den Hausarzt bzw. nach der Terminvermittlung durch die TSS, die Buchung eines Arztes im 116117 Terminservice und durch den Patienten im 116117 Terminservice.

Der 116117 Terminservice ist eine Buchungsplattform der KV.digital, eine Tochtergesellschaft der KBV, die die Terminservicestellen der KVen zur Buchung und jetzt neu auch von Ärzten zur Buchung von Terminen genutzt werden kann.

Die kollegiale Terminvermittlung vom Hausarzt zum Facharzt durch konkrete Absprachen zur Überweisung von Patienten, z. B. in bestimmten Zeitfenstern, stellt eine Möglichkeit der Nutzung der neuen Regelungen dar, um die wegfallende Neupatientenregelung zumindest teilweise kompensieren zu können.

Ebenso kann weiterhin die Hausarztvermittlung per Fax, Telefon, elektronische Terminbuchungssysteme der Facharztpraxen und künftig durch Buchung im 116117 Terminservice erfolgen.

Neu besteht seit 2. Januar 2023 für Hausarztpraxen, aber auch für Facharzt- und Psychotherapiepraxen, die Möglichkeit über die Software 116117 Terminservice, Termine zu buchen (Arzt-zu-Arztbuchung). Nutzen Sie dazu bitte Ihren oder den Praxiszugang über das KVSAonline-Portal. Dort finden Sie auch entsprechende Anleitungen zur Anwendung des 116117 Terminservice, der in seiner Funktionalität weiterentwickelt wird.

Patienten können ebenfalls online einen Termin innerhalb eines Zeitfensters von 35 Tagen buchen, wenn sie, wie bisher, den vom Überweiser generierten Überweisungscode als Nachweis zur Berechtigung haben (Ausnahme: Augenärzte, Hausärzte, Kinderärzte, Gynäkologen und Psychotherapeuten für die psychotherapeutische Sprechstunde).

Um allen Praxen die Möglichkeit zu eröffnen, die neuen Zuschläge auch nutzen zu können, geben wir für nahezu alle Fachgruppen (zunächst nicht für Kardiologie, Rheumatologie, Nervenärzte, zeitnah erforderliche Psychotherapie) die Onlinebuchung durch Patienten frei geben. Sie sehen am gebuchten Termin im 116117 Terminservice (Click auf die Uhrzeit), ob die TSS, eine Praxis oder der Patient den Termin gebucht hat.

Die dargestellten Konstellationen können bei Terminvermittlungen ab Januar 2023 genutzt werden und müssen in der Facharztpraxis bei der Realisierung des Termins im PVS wie folgt gekennzeichnet werden:

• Buchung durch Hausarzt beim Facharzt - Kennzeichnung Hausarztvermittlungsfall
• Buchung durch Facharzt beim Hausarzt - Kennzeichnung TSS-Terminfall
• Buchung durch Facharzt beim Facharzt - Kennzeichnung TSS-Terminfall
• Buchung durch Hausarzt beim Hausarzt (mit speziellem Leistungsspektrum) - Kennzeichnung TSS-Terminfall

Bei der Terminbereitstellung sollten Sie beachten, dass die Möglichkeit der Einstellung des Mindestbuchungsabstands ab null Tage im Terminprofil oder beim Anlegen neuer Termine durch Sie, Einfluss auf die Anzeige zeitnaher Termine zur Buchung und die daraus resultierende Abrechnung der Zuschläge hat.

Termine können ausschließlich durch die Praxis via KVSAonline-Portal in den "116117 Terminservice" eingetragen werden. Eine Eintragung durch Mitarbeiter der KVSA ist nicht möglich. Bei erstmaliger Nutzung des Programms durch die Praxis hilft die Terminservicestelle gern!

Bei der Terminbuchung für Ihre Patienten umfasst die Auswahl des Buttons 'zeitnah', den Zeitraum bis zu 35 Tagen. Für diesen Zeitraum wird die Vergütung der Zuschläge und die extrabudgetäre Vergütung (Ausnahme Labor) ausgelöst.

Der 116117 Terminservice macht es leicht, Termine selbst zu pflegen und den Aufwand möglichst gering zu halten. Er ist über KVSAOnline erreichbar.

Neben den kollegialen Absprachen zur Terminvermittlung ist ein Weg der 116117 Terminservice. Hier findet die Vermittlung von Arzt zu Arzt schon jetzt täglich statt.

Nur wenn ausreichend Termine von Fachärzten oder Psychotherapeuten zur Verfügung stehen, besteht für Praxen und die TSS die Möglichkeit der Vermittlung und der Nutzung der Zusatzvergütungen.

Ohnehin hat der Gesetzgeber bereits mit Inkrafttreten des Terminservice- und Versorgungsgesetzes die vertragsärztliche Pflicht, der TSS freie Termine zur Verfügung zu stellen, eingeführt.

• Terminvereinbarung durch Hausarzt beim Facharzt (Absprache, Telefon, Fax, Buchungssysteme der Facharztpraxen oder 116117 Terminservice)
• Abrechnung über GOP 03008 (Hausarzt) oder 04008 (Kinderarzt) mit Angabe der BSNR des Facharztes, an den vermittelt wurde (Feldkennung 5003), 15 Euro
• Vermittlung durch den Hausarzt kann erfolgen für dringende Fälle innerhalb von 4 Tagen und für alle Fälle, in denen dem Patienten oder seiner Bezugsperson eine selbständige Terminsuche bis zum 35. Kalendertag nicht möglich oder nicht zumutbar ist. (Dokumentation in der Patientenakte)
• liegt der zu buchende Termin nach dem 24. Tag ist eine medizinische Begründung durch Angabe eines ICD in der Abrechnung im freien Begründungstext (Feldkennung (5009) notwendig
• mehrfach berechnungsfähig, wenn Vermittlung in verschiedene Praxen/Arztgruppen erforderlich
• Ausstellung der Überweisung mit entsprechender Fragestellung und Angabe des Ausstellungsdatums
• keine Hausarztvermittlung in anderen Hausarztpraxen bzw. innerhalb der gleichen Praxis/MVZ möglich
• Ausnahme: Kinderärzte vermitteln an Kinderärzte in anderen Praxen, die in einem Schwerpunkt gemäß Kapitel 4.4. bzw. 4.5 EBM tätig sind
• keine Vermittlung, wenn Patient bereits in der Arztgruppe der Praxis im Quartal behandelt wurde
• der Verweis des Patienten an die TSS stellt keine Hausarztvermittlung dar

• Kennzeichnung der Kontaktart "Hausarztvermittlungsfall" bei Vermittlung oder Buchung des Termins durch den Hausarzt (Feldkennung 4103)
• Anlegen jeder erhaltenen Überweisung im PVS und Angabe des Ausstellungsdatums für jede Überweisung zur Umsetzung der Höhe des Zuschlags und der extrabudgetären Vergütung der Leistungen der Arztgruppe in die vermittelt wurde
• Angabe des Tages der Feststellung der Behandlungsnotwendigkeit durch den Hausarzt im PVS des Facharztes und Angabe des Ausstellungsdatums der Überweisung (Feldkennung 4102)
• Ansatz und Vergütung der Zuschläge erfolgt durch die KVSA
• extrabudgetäre Vergütung aller im jeweiligen Quartal abgerechneten Leistungen (außer Labor) der Arztgruppe in die vermittelt wurde - Umsetzung durch KV bei entsprechender Kennzeichnung
• keine Terminvermittlung zwischen verschiedenen Arztgruppen einer Praxis, BAG oder MVZ möglich

• Vermittlung des Termins durch Verwendung des 116117 Terminservice oder durch Vermittlung durch die TSS bei oben dargestellten Konstellationen
• Anlegen der Kontaktart "TSS-Terminfall" oder "TSS-Akutfall" - (nur bei Vermittlung durch TSS unter Verwendung SmED) möglich (Feldkennung 4103)
• Angabe des Tages der Terminvermittlung im PVS (Feldkennung 4115)
• Ansatz und Vergütung der Zuschläge erfolgt durch die KVSA
• extrabudgetäre Vergütung aller im jeweiligen Quartal abgerechneten Leistungen (außer Labor) der Arztgruppe in die vermittelt wurde - Umsetzung durch KV bei entsprechender Kennzeichnung
• bei Vermittlung an verschiedene Arztgruppen innerhalb einer Praxis, BAG oder MVZ Anlegen aller Überweisungsscheine im PVS
• keine Terminvermittlung zwischen verschiedenen Arztgruppen einer Praxis, BAG oder MVZ möglich

Werden die Leistungen der offenen Sprechstunde extrabudgetär vergütet?

• Ja, die Leistungen der offenen Sprechstunde werden extrabudgetär und damit in voller Höhe (außer Labor Kap. 32) bis maximal 17,5 % der Arztgruppenfälle einer Praxis vergütet, sofern eine Angabe der Kontaktart "offene Sprechstunde" vorliegt. Dadurch können Honorarverluste aufgrund der ab Januar 2023 weggefallenen Neupatientenregelung zum Teil kompensiert werden.

Müssen Patienten der offenen Sprechstunde zwingend in der Zeit der angegebenen offenen Sprechstunde behandelt werden?

• Nein, auch Patienten, die unabhängig von der angegebenen offenen Sprechstunde die Praxis ohne Termin aufsuchen, können als "offene Sprechstunde" gekennzeichnet werden.

Welche Fachärzte müssen eine offene Sprechstunde anbieten?

• Augenärzte
• Chirurgen
• Gynäkologen
• HNO-Ärzte
• Hautärzte
• Kinder- und Jugendpsychiater
• Nervenärzte
• Neurologen
• Neurochirurgen
• Orthopäden
• Psychiater
• Urologen

Kann ich auf das Anbieten einer offenen Sprechstunde verzichten?

• Nein, für o. g. Fachärzte, ist das Anbieten und die Angabe einer offenen Sprechstunde gemäß Bundesmantelvertrag verpflichtend.

In welchem Umfang muss ich eine offene Sprechstunde anbieten?

• Fachärzte, die der o. a. Grund- sowie wohnortnahen Patientenversorgung zugehören, sind verpflichtet bei vollem Versorgungsauftrag 5 Stunden pro Woche als offene Sprechstunde (ohne vorherige Terminvereinbarung) anzubieten - bei einem anteiligen Versorgungsauftrag entsprechend anteilig.

Muss ich die Zeiten meiner offenen Sprechstunde melden?

• Fachärzte sind verpflichtet, die Zeiten ihrer offenen Sprechstunde der KVSA zur Veröffentlichung mitzuteilen. Nutzen Sie hierfür die Eintragung über das KVSAonline-Portal.

Muss die Terminvermittlung immer per Telefon, Fax, E-Mail oder den 116117 Terminservice erfolgen?

• Die kollegiale Terminvermittlung kann auch durch konkrete Absprachen zwischen Haus- und Fachärzten erfolgen, z. B. dass in bestimmten Zeitfenstern die vom Hausarzt überwiesenen Patienten einen Termin beim Facharzt bekommen.

Kann eine Vermittlung durch den Hausarzt auch allein durch einen Faxversand erfolgen?

• Eine Terminvermittlung setzt mindestens eine Absprache zwischen Hausarzt und Facharzt voraus. Das Fax reicht für die Vermittlung durch den Hausarzt nur dann aus, wenn mit dem Facharzt im Vorfeld eine konkrete Regelung zur Vermittlung getroffen wurde.
• Beispiel für einen Hausarzt-Vermittlungsfall: Der Facharzt gibt bekannt, dass an bestimmten Tagen zu bestimmten Uhrzeiten Termine für Hausarztvermittlungspatienten freigehalten werden. Der Hausarzt teilt dem Patienten einen Termin mit und faxt die Daten des Patienten und den vereinbarten Termin an die Facharztpraxis. Der Facharzt ruft den Patienten gegebenenfalls zurück.
• Beispiel wie ein Hausarzt-Vermittlungsfall nicht zustandekommt: Die Hausarztpraxis sendet ein Fax an die Facharztpraxis mit der Telefonnummer des Patienten zur Vereinbarung eines Termins durch die Facharztpraxis. Eine Absprache zum konkreten Termin oder zu Zeitfenstern hat zwischen Hausarztpraxis und der Facharztpraxis nicht stattgefunden.
• Natürlich kann die Vereinbarung auch via Telefon oder z.B. durch das Arzt-Arzt-Buchungstool des 116117 Terminservice erfolgen.

Können Akutpatienten, die einen Aufschlag von 200 % auslösen, durch einen Haus- oder Facharzt vermittelt werden?

• Nein, es ist keine Überweisung, Veranlassung oder Buchung von Terminen durch Arztpraxen möglich. Akutpatienten können ausschließlich über die Terminservicestelle (TSS) i. V. m. der Anwendung der Ersteinschätzungssoftware SmED (Strukturierte medizinische Ersteinschätzung) vermittelt werden.

Gelten die neuen Regelungen zur Terminvermittlung nur für HzV-Patienten (Sonderverträge der KVSA mit Krankenkassen)?

• Nein, die neuen Regelungen gelten für alle Patienten aller Krankenkassen.

Gelten die Sonderverträge der KVSA für HzV-Patienten weiterhin bis zum 31.12.23?

• Nein, unsere Sonderverträge mit der AOK und der Ikk gesundplus werden durch die gesetzliche Regelung ersetzt.

Gibt es einen vorgegebenen Katalog mit Begründungen, der für die Vermittlung über den 4. Tag hinaus und die damit verbundene Dokumentation - in der Patientenakte (5. – 35. Tag) bzw. zusätzlich in der Abrechnung (ab 25. – 35. Tag im freiem Begründungstext) - durch den Hausarzt herangezogen werden kann?

• Nein, da die Begründungen individuell sind. Zur Begründung in der Abrechnung ist die Angabe des auslösenden ICD ausreichend.

Müssen der Facharzt und der Hausarzt die gleichen ICD angeben?

• Nein, die ICD können, müssen aber nicht identisch sein, da sich die Fragestellung des Hausarztes durch die Diagnostik ggf. nicht bestätigt. Jeder Arzt muss die bei ihm behandlungsrelevanten ICD angeben.

Gibt es auch innerhalb einer BAG oder einem MVZ einen Hausarzt-Vermittlungsfall?

• Nein. In Fällen, in denen der vermittelnde Hausarzt und der weiterbehandelnde Facharzt in derselben BAG/in demselben MVZ tätig sind, ist weder ein Zuschlag noch eine extrabudgetäre Vergütung möglich.

Muss die Hausarztpraxis den Zuschlag für die GOP 03008/04008 selbst abrechnen?

• Ja.

Was ist, wenn der Patient den vom Hausarzt vermittelten Facharzt-Termin nicht einhält?

• Der Haus- bzw. Kinderarzt kann die GOP 03008/04008 dennoch abrechnen, da der Vermittlungsaufwand entstanden ist und die Überweisung ausgestellt wurde.

Ist der Facharzt auf das Abrechnen der GOP 03008 bzw. 04008 durch den Hausarzt angewiesen, um die Zuschläge sowie die extrabudgetäre Vergütung erhalten zu können?

• Nein, wichtig ist, dass der Hausarzt den Termin vermittelt hat.

Kann die Facharztpraxis im Nachgang eine Terminvermittlung oder Hausarztvermittlung verlangen?

• Nein, das ist im Nachhinein keine Terminvermittlung und kann weder von der TSS noch vom Hausarzt verlangt werden. Der Hausarzt bestimmt im Vorfeld die Dringlichkeit und vereinbart daraufhin einen Termin bei dem Facharzt.

Kann eine Facharztpraxis einen Neupatienten mit Überweisung, ohne dringendes Anliegen, der kein Hausarztvermittlungsfall ist ablehnen, indem sie ihn zurück zu seinem Hausarzt schickt, damit dieser einen Hausarztvermittlungsfall durchführt, da die Facharztpraxis keine anderen Neupatienten mehr aufnimmt?

• Eine Praxis darf gesetzlich versicherte Patienten aufgrund von § 76 SGB V nur ausnahmsweise und unter bestimmten, eng gefassten Gründen ablehnen. Ansonsten ist die Praxis zur Behandlung verpflichtet. Eine Ablehnung von Patienten aufgrund der Honorierung ist nicht möglich. Daher ist das beschriebene Vorgehen nicht zulässig. Ein Hausarzt, der die Einschätzung getroffen hat, dass ein Patient keine Behandlung binnen 35 Tagen benötigt, darf keinen Hausarztvermittlungsfall durchführen.

Die Vermittlung eines TSS-Terminfalls von Hausarzt zu Hausarzt ist bei speziellem Leistungsspektrum möglich. Was ist mit speziellem Leistungsspektrum gemeint?

• Leistungen, die der vermittelnde Hausarzt nicht selbst erbringen kann (z. B. Sonographie). Vermittlung nur über 116117 Terminservice als TSS-Terminfall - KEIN HA-Vermittlungsfall.

ACHTUNG: Falschmeldung des 116117 Terminservice als "HA-Vermittlungsfall" bitte ignorieren - Fehlerbehebung im System folgt.

Gibt es ein Beispiel für eine Vermittlung durch den Facharzt an den Hausarzt?

•  Bsp.: Patient hat keinen Hausarzt und Facharzt übernimmt die Vermittlung an einen Hausarzt.

Kann ich für einen Patienten innerhalb der 35 Tage einen Termin in meiner eigenen Praxis buchen?

• Technisch möglich, aber das löst weder den Zuschlag noch die extrabudgetäre Vergütung aus.

Kann ich als Facharzt im Nachgang eine Terminvermittlung oder Hausarztvermittlung verlangen?

• Nein, das ist im Nachhinein keine Terminvermittlung und kann weder von der TSS noch vom Hausarzt verlangt werden.

Der angezeigte Zuschlag in der Mitteilung vom 116117 Terminservice stimmt nicht mit den tatsächlichen Tagen überein?

• Die kv.digital GmbH als Ersteller der Software ist darüber informiert.
• Bei Kennzeichnung der Kontaktart in Ihrem PVS setzt die KVSA die richtigen Zuschläge automatisch hinzu.
• Der erste Zähltag ist immer der Tag nach der Terminvermittlung bzw. nach Feststellung der Notwendigkeit durch den Hausarzt.

Benötigt man für die Buchung eines Termins innerhalb von 35 Tagen über den 116117 Terminservice zwingend einen Vermittlungs-Code?

• In der Regel ja, nur bei Buchung bei einem Kinderarzt, Hausarzt, Gynäkologen, Augenarzt, für die Buchung einer psychotherapeutischen Sprechstunde bzw. für einen Termin zur U-Untersuchung wird kein Vermittlungs-Code benötigt.

Benötigt die buchende Haus- oder Facharztpraxis im 116117 Terminservice auch einen Vermittlungscode?

• Nein, ein solcher Code wird bei der Buchung im 116117 Terminservice durch die Software selbst generiert.

Wo findet der Patient die 116117 Terminservice-Plattform, um sich einen Termin buchen zu können?

• Im Internet unter www.116117.de oder über die 116117-App.

Kann eine Praxis einen Neupatienten mit Überweisung, ohne dringendes Anliegen, ohne Vermittlungscode ablehnen, indem sie ihn zur überweisenden Praxis schickt, damit diese einen TSS-Terminfall durchführt oder eine Überweisung mit dringendem Vermittlungscode ausstellt, da die Praxis keine anderen Neupatienten mehr aufnimmt?

• Eine Praxis darf gesetzlich versicherte Patienten aufgrund von § 76 SGB V nur ausnahmsweise und unter bestimmten, eng gefassten Gründen ablehnen. Ansonsten ist die Praxis zur Behandlung verpflichtet. Eine Ablehnung von Patienten aufgrund der Honorierung ist nicht möglich. Daher ist das beschriebene Vorgehen nicht zulässig. Ein Vertragsarzt, der die Einschätzung getroffen hat, dass ein Patient keine Behandlung binnen 35 Tagen benötigt darf diesem Patienten keinen Vermittlungscode vergeben.

Was ist der 116117 Terminservice?

• Der 116117 Terminservice ist eine Plattform, die alle zusammenbringt: Praxen, Patienten und Terminservicestellen der Kassenärztlichen Vereinigungen – und das ganz bequem. Praxen bieten dort freie Termine an und erhalten Informationen über gebuchte Termine. Terminservicestellen suchen und buchen dort Termine für gesetzlich Versicherte und auch die Patienten selbst können Termine suchen und buchen (ggf. Überweisungscode notwendig).

Wo finde ich die 116117-Terminservice-Plattform?

• Nutzen Sie bitte Ihren persönlichen oder den Praxiszugang über das KVSAonline-Portal. Dort finden Sie auch eine Anleitung zur Anwendung der 116117-Terminservice-Plattform, die in ihrer Funktionalität noch weiterentwickelt wird. Für den Zugang verwenden Sie die gleichen Zugangsdaten wie für die Abrechnungsabgabe –

Anleitung unter: KVSAonline > Dienste > 116117 Terminservice

Ich besitze keinen KVSAonline-Zugang bzw. die Zugangsdaten funktionieren nicht – Wer hilft?

• Bitte melden Sie sich in der IT-Abteilung der KVSA unter: Tel. 0391 627 7000

Kann nur der Arzt auf das KVSAonline-Portal zugreifen?

• Nein, es besteht die Möglichkeit einen separaten Zugang für das Praxispersonal mit eingeschränkten Rechten vergeben zu lassen. Auch hier hilft die IT-Abteilung der KVSA unter: Tel. 0391 627 7000 gerne weiter. Das Antragsformular finden Sie auch hier.

Wer hilft bei Problemen bei Termineinstellung auf der 116117 Terminservice-Plattform?

• Die Terminservicestelle hilft bei erstmaliger Nutzung der Software gerne weiter - bitte vereinbaren Sie vorab per E-Mail (termine[at]kvsa.de) einen Telefontermin.

ACHTUNG: Das Einpflegen der Termine durch die TSS ist nicht möglich.

Kann ich bestimmen, wer bei mir Termine buchen kann (z. B. nur Praxen und TSS, aber nicht der Patient selbst)?

• Nein, eine Einschränkung ist derzeit nicht möglich.

Wie werde ich über die Buchung meiner eingestellten Termine benachrichtigt?

• Praxen können auf der 116117-Terminservice-Plattform Einstellungen zur Benachrichtigung vornehmen (per Fax oder per E-Mail – letzteres wird empfohlen, wobei die E-Mail-Adresse verifiziert werden muss).

Was müssen Praxen hinsichtlich des Mindestbuchungsabstandes (Zeit zwischen Vermittlung und Termin) beachten?

• Die standardmäßige Einstellung liegt bei 7 Tagen. Um kürzere Termine anbieten zu können, ist der Mindestbuchungsabstand beim Anlegen von Profilen auch bspw. auf 0 Tage änderbar, um Termine noch am gleichen Tag als buchbar zu hinterlegen.
• Beachten Sie dies aber auch in Ihrer Praxisorganisation (kontinuierliches Anlegen der Termine einplanen).

Kann ich für spezielle Leistungen (z. B. Sonographie) extra Terminprofile anlegen?

• Ja. Achten Sie hierbei bitte auf eine nachvollziehbare Bezeichnung der Terminprofile. Zusätzlich können detaillierte Termininformationen (z. B. Handtuch mitbringen, nüchtern erscheinen etc. angegeben werden).

Was muss ich bei Urlaub und Krankheit bzgl. der angebotenen Termine beachten?

• Bitte tragen Sie Ihren Urlaub rechtzeitig (mind. 35 Tage vorher) über das KVSAonline-Portal ein, dadurch kann ein Abgleich mit Ihren langfristig gemeldeten Terminen erfolgen, welche dann automatisch geblockt werden.

Wer ist für eine ggf. notwendige Terminverschiebung gegenüber dem Patienten verantwortlich, wenn der gebuchte Termin durch die Praxis nicht eingehalten werden kann?

• Die Verantwortung liegt in der Praxis, bei der der Termin gebucht wurde.